Melhor Software de Gestão de Contratos
Destaque Software de Gestão de Contratos Em Um Relance
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Saiba Mais Sobre Software de Gestão de Contratos
O que é Software de Gestão de Contratos?
O software de gestão de contratos oferece aos usuários finais uma visão colaborativa dos processos de contrato. Isso permite que as empresas acelerem a criação de contratos automatizando processos redundantes.
O software de gestão de contratos oferece bancos de dados de contratos que armazenam todos os contratos em um local central. Esses bancos de dados de contratos têm capacidades de busca integradas, o que facilita encontrar certos contratos que você está procurando.
O software de gestão de contratos também aumenta o engajamento do cliente tornando os contratos mais claros para leitura. A gestão de contratos destaca as partes que os leitores precisam prestar mais atenção para guiar o leitor ao longo do processo.
Embora quase todas as empresas precisem elaborar contratos, o software de gestão de contratos pode ajudar especialmente empresas como companhias de saúde e escritórios de advocacia que precisam elaborar contratos longos e complexos.
Com o software de gestão de contratos, você pode:
- Aumentar a eficiência dentro da sua organização automatizando processos complexos de contratação
- Simplificar a gestão de contratos ao redigi-los e armazená-los em um local centralizado
- Aumentar a comunicação entre equipes internas e externas
- Melhorar os tempos do ciclo de vendas ao simplificar o processo de contratação
- Fortalecer relações com parceiros de negócios
- Monitorar proativamente risco e conformidade
Por que usar Software de Gestão de Contratos?
O software de gestão de contratos oferece benefícios infinitos para empresas que buscam simplificar o processo de contrato com seus clientes.
Alguns desses benefícios incluem:
- Bancos de dados de contratos que armazenam todos os contratos em um local central para fácil busca
- Colaboração em contratos que permite aos usuários colaborar através de um portal web compartilhado
- Modelos de contratos que permitem aos usuários aproveitar cláusulas pré-escritas
- Anexos de contratos como imagens, memorandos e faturas
- Processos de aprovação de contratos sem interrupções para que os fluxos de trabalho departamentais sejam integrados perfeitamente ao sistema
Quem usa Software de Gestão de Contratos?
Equipes de Vendas — O software de gestão de contratos ajuda a compartilhar contratos, mantê-los seguros e identificar problemas de contrato. Isso ajuda as equipes de vendas a simplificar o processo de assinatura de contratos e minimiza grandes atrasos na liquidação de contratos. Além disso, as equipes de vendas podem integrar o software de gestão de contratos com produtos como CRM, CPQ e soluções de assinatura eletrônica, o que ajuda a estabelecer e manter boas relações com os clientes durante a fase de assinatura do contrato.
Equipes Financeiras — O software de gestão de contratos permite que as equipes financeiras identifiquem lacunas na linguagem e detectem cláusulas arriscadas que podem levar a problemas legais futuros para a empresa. Isso permite que as equipes financeiras melhorem a clareza nas trilhas de auditoria, garantindo que o contrato não possa ser manipulado por clientes.
Equipes Jurídicas — O software de gestão de contratos fornece às equipes jurídicas bancos de dados de contratos para buscar tudo o que precisam com facilidade. Como as equipes jurídicas estão constantemente renovando contratos, o software de gestão de contratos também automatiza esses processos para que não precisem lembrar das datas de renovação.
Tipos de Software de Gestão de Contratos
Baseado em Nuvem — O software de gestão de contratos baseado em nuvem permite que as empresas acessem seus contratos em um servidor de TI hospedado. Isso permite que as empresas acessem contratos de qualquer desktop, em vez de estarem limitados a um computador específico. Os principais benefícios de usar um software de gestão de contratos baseado em nuvem são o acesso remoto, preços mais baixos e maior segurança. Se o disco rígido de um computador falhar e apagar todos os dados armazenados, os dados ainda estarão disponíveis na nuvem.
Híbrido — Uma solução híbrida de gestão de contratos permite que o software seja implantado na nuvem ou no local. Geralmente, o software de gestão de contratos híbrido pode ser um pouco mais caro do que as opções baseadas em nuvem, então, se o orçamento for uma prioridade para sua empresa, tenha isso em mente.
No Local — A gestão de contratos no local refere-se ao software de gestão de contratos que é armazenado em um computador local. Os benefícios de ter uma solução que pode ser implantada no local é que não requer conexão com a internet. Isso ajuda quando você está sem conexão com a internet ou quando está enfrentando atrasos frustrantes na internet.
Quais são os Aplicativos de Gestão de Contratos Mais Bem Avaliados para Pequenas Empresas?
- PandaDoc: Criação simples de contratos com modelos de arrastar e soltar, assinaturas eletrônicas e automação—ótimo para pequenas equipes.
- Jotform Sign: Ferramenta de assinatura eletrônica simplificada com uma grande biblioteca de modelos de contrato prontos para uso.
- Signeasy: Assinatura e acompanhamento de contratos fáceis com foco na acessibilidade móvel.
- Oneflow: Fornece uma plataforma colaborativa para criação, negociação e assinatura eletrônica de contratos, permitindo que as equipes trabalhem juntas em tempo real e acelerem o ciclo de vida do contrato.
- GetAccept: Combina gestão de contratos com recursos de habilitação de vendas, incluindo introduções em vídeo e acompanhamento em tempo real, ajudando pequenas empresas a fechar negócios mais rapidamente.
Recursos do Software de Gestão de Contratos
Criação de Contratos — Os usuários podem criar novos contratos dentro da plataforma usando recursos de criação de documentos integrados. Dentro do recurso de criação de conteúdo, os usuários podem usar uma função de arrastar e soltar que permite identificar e inserir declarações relevantes para o contrato.
Modelos de Contratos — Crie e acesse facilmente modelos que simplificarão a criação de contratos, aproveitando cláusulas e campos de contrato pré-escritos. As empresas podem usar o mesmo tipo de modelo de contrato com vários clientes, economizando muito tempo no futuro.
Edição de Contratos — As partes interessadas relevantes do contrato podem editar, comparar e revisar várias versões de contratos.
Anexos de Contratos — Informações adicionais, como imagens, memorandos e faturas, podem ser anexadas aos contratos como recursos suplementares. Ajudas visuais ajudam os clientes a melhor conceituar os detalhes do contrato.
Colaboração em Contratos — Usuários internos e externos podem colaborar em contratos através de um portal web compartilhado que pode ser equipado com recursos de mensagens. Isso aumenta a comunicação e a qualidade do contrato, permitindo que vários usuários acessem o documento ao mesmo tempo.
Processo de Aprovação — Simplifica os processos de aprovação de contratos para que os fluxos de trabalho departamentais sejam integrados logicamente ao sistema.
Notificações e Lembretes — A gestão de contratos permite que os usuários recebam notificações e agendem lembretes com alertas de acordo com os marcos do contrato. Isso ajuda os usuários a cumprir prazos e garantir que o contrato seja concluído em tempo hábil.
Banco de Dados de Contratos — Os contratos podem ser armazenados em um repositório online central com capacidades de busca integradas. As empresas podem economizar muito tempo ao buscar contratos digitalmente em vez de manualmente.
Integrações/APIs — A plataforma de gestão de contratos pode se integrar com software CRM para associar contratos a registros de clientes e com software CPQ para alimentar detalhes de cotações calculadas no contrato.
Relatórios e Painel de Controle — Permite relatórios padrão e ad hoc sobre status e cronogramas de contratos, e gera e acessa visões gerais ao vivo das atividades de contrato.
Quais são as Ferramentas de Gestão de Contratos Fáceis de Usar?
- ContractSafe: Oferece uma interface direta com recursos como armazenamento centralizado de contratos, alertas personalizáveis e capacidades robustas de busca, tornando-o ideal para pequenas equipes.
- Proposify: Especializa-se em criar propostas e contratos visualmente atraentes com funcionalidade de arrastar e soltar, análises e integrações de CRM, simplificando o processo de vendas para pequenas empresas.
- DealHub.io: Combina gestão de contratos com ferramentas de habilitação de vendas, oferecendo venda guiada, CPQ e capacidades de assinatura eletrônica em uma interface fácil de usar.
Tendências Relacionadas ao Software de Gestão de Contratos
Inteligência Artificial — A inteligência artificial está tornando o software de gestão de contratos mais eficiente e mais dinâmico. O aprendizado de máquina pode incorporar feedback humano no seu software de gestão de contratos, o que ajuda a implementar melhorias ao longo do tempo. Isso pode incluir a redução de linguagem repetitiva, correção de erros gramaticais e tornar o contrato geral mais legível.
Automação — Tendências de automação estão acelerando a fase do ciclo de vida do contrato entre empresas e clientes. A funcionalidade de automação pode encaminhar automaticamente contratos para as pessoas necessárias para que todas as assinaturas sejam coletadas em um curto espaço de tempo. Também pode automatizar notificações para que todas as partes sejam lembradas de prazos, como renovações e expirações futuras.
Problemas Potenciais com Software de Gestão de Contratos
Processos Legados vs. Novos Processos — O software de gestão de contratos aumenta a eficiência das equipes internas ao automatizar fluxos de trabalho no processo de contratação. Você pode encontrar conflito, no entanto, entre os processos de contratação existentes e a forma como um produto de gestão de contratos é construído para lidar com fluxos de trabalho. Embora muitas opções de software nesta categoria possam ser personalizadas para atender a necessidades específicas, a personalização excessiva pode atrasar o processo de implementação e realmente reduzir a eficiência. Encontrar uma solução que atenda à maioria das suas necessidades com personalização mínima lhe dará um maior ROI.
Contratos Legados vs. Novos Contratos — Com a implementação de um novo sistema de gestão de contratos, você precisará decidir quando novos contratos serão processados através do software, bem como o que fazer com contratos legados inativos. Isso pode se mostrar difícil, pois, geralmente, o processo de contratação é contínuo. Além disso, você terá que determinar se os contratos legados devem ou precisam ser catalogados no novo sistema. Embora armazenar todos os contratos no mesmo sistema seja mais conveniente, catalogar os contratos inativos aumentará o tempo necessário para implementar o novo software.
Software e Serviços Relacionados ao Software de Gestão de Contratos
Assinatura Eletrônica — O software de assinatura eletrônica dá aos usuários a capacidade de coletar assinaturas em documentos compartilhados eletronicamente, eliminando a necessidade de registrar assinaturas em documentos físicos. A gestão de contratos e o software de assinatura eletrônica andam de mãos dadas para acelerar a finalização de um contrato. Além disso, os padrões de segurança integrados no software de assinatura eletrônica agilizam ainda mais o processo de troca de documentos legais e garantem a legitimidade e as implicações legais das assinaturas feitas através do software. Isso ajuda no aspecto de conformidade do software de gestão de contratos.
Gestão de Cotações — Como a cotação é frequentemente o primeiro passo na fase de um contrato, é vital para as equipes financeiras usar software de gestão de cotações relevante para iniciar o processo. Isso permite que as empresas determinem as necessidades de um cliente e forneçam cotações personalizadas que melhor se adequem a essas necessidades específicas.
CRM — O software de gestão de contratos é frequentemente integrado com software CRM para aumentar a visibilidade entre várias equipes dentro de uma empresa. Como muitas equipes diferentes podem precisar acessar contratos existentes ou futuros, elas podem se beneficiar de uma solução integrada que garante que as informações de relacionamento da empresa e do cliente sejam armazenadas no mesmo lugar.
